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          任务清单

          来源::tywxty.com | 作者:tywxty.com | 本文已影响 人

          “永锡█■▄▄■▓▄■▄,我还是搞不大清楚任务清单和下一步清单有何不同?”
            5/18是我一日的时间管理研习会,因此■■■▓▓▄■▄■,比起以往▄■▄■,我有了更多的时间好好解是时间管理的流程,以及不同高度的时间管理。在课堂中▓█▄■█■▄,大家很有兴趣,但是却觉得不容易上手的部份▄▓■■■,就是任务的管理▄▓。

            任务的定义是”如果我们想要达成的结果▓█,必须由超过一个行动才能达成▓█▄■,这就是一个任务。”▄▓,而任务清单▄■▓,就是我们手上任务的列表。

            任务清单为甚么不容易管理呢?这是因为要管理好任务清单有三个动作,首先是要列出一个任务清单,其次▄▓▓█▄■,要将每一个单一任务做好规划▓▄▓▄,并找出合适的下一步行动▄▓■■■,最后则是要管理好这些因任务产生的下一步行动▓█。很多人把这三个动作分不清楚▄■▄■,想要一次到位▄■▓,就会觉得很复杂,要是一个一个动作分开来讲███▄▓,那就简单多了▓▄▓▄▓█▄■。

          ▓▄▓▄(1▄■▄■)任务清单不过是一张纸

            2008 年2月下午▓▄▓▄▓▓,我在美国Westlake的David Allen时间管理研习会时███■■■,他刚好正讲到任务清单的部份。我仔细的听▓▄▓▄,但是却产生一个疑惑——我发现David Allen不过是用一页的to do list来管理他的任务清单▓█▄■。就这么简单吗■■■?他不用我们以前讨论的bonsai▄▓、Lifebalance、iGTD等复杂的任务管理软体吗?这样如何管控任务呢▓▄▓▄?下课时间▓▄▓▄▄■▄■,我一箭步就跑去问他问题:

            “请问你的任务清单就只是一个清单吗▓▄▓▄?”我有点害羞的问
            “对啊▄■▄,就一张请单▄■▄,一周检视一次”█■▄,David Allen坐在椅子上,轻松地回答
            “不用和下一步清单连结▄■▓▄■▄■▓▄▓▄,不用其他的软体来管理█■▄▄▓▄▓▓▄▓▄?”我急忙的追问着
            David Allen看了我一眼,好像任务我提出一个关键的问题,随手抽出一张白纸▄▓,在我眼前摇一摇,一面说“是的▄▓,任务清单不过是一张纸”

            当场我真的超级兴奋█■▄,原来任务清单是很简单的,就是一个个文字描述的任务清单▄▓▄■▓,不需要和下一步清单做一大堆的连结██████,就是两个清单▓█,一个是下一步行动清单███,一个是任务清单。这也让我改变了运用任务清单的方式▓▄▓▄,整个系统变得更加简单,每周检视可以一下子就完成了■■■。

            回来台湾,为任务这个概念设计icon时▓█▄■▄■,我选择了一个赛车旗▓█▄■,因为我觉得描述任务▓▓,就像是设定赛车的终点线▄▓,当我们跑过终点▓█▓▄▓▄,就有人大力挥动赛车旗,告诉我们到达目标了■■■▄▓▄■▄■。任务清单,就是所有任务的终点线清单一览表,难怪David Allen说了这句话“任务清单不过是一张纸”。

          ▄■▄■(2▄▓███)用心智图做好任务规划

            我还体会到一件事情███▓▄▓▄,写下任务清单和规划任务是两回事█■▄,任务清单只是写下现有任务的一览表█■▄,但是任务规划▄▓▓▓,则是要将单一任务的相关资讯放在一起▓█▄▓,整理▓█▄■、分析█■▄▄▓、组织,这时候使用一些工具就是一种很好的选择。

            任务规划时,我觉得心智图是一样很棒的工具▄▓,这个在1970年代由英国的托尼•博赞(Tony Buzan▄■▄)提出的一种辅助思考工具,有以下的好处███:

            整体结构很像一个心脏及其周边的血管图,表达出整体感
            利用关键字来连结■■■,可也迅速放入大量资讯▄■▄■,适合在brain strom时使用
            运用线条及符号来建立逻辑的脉络▄▓▓▄▓▄▄■▄,并很容易搬动分类(尤其是用电脑程式时███)

            我自己从2000年开始从台湾孙易新老师身上学到心智图▄■▓▄▓,觉得真的是一项非常好用的工具,不论使用纸笔或是电脑▓▓,都能够迅速将我们思考的资料,做妥善的整理,并进而找出任务的下一步行动█■▄。但是心智图也有其缺点▄▓,因为其属于发散性的思考▓████▓▄▓▄,要做好任务规划时▓▄▓▄▓▄▓▄,一大堆的下一步行动█■▄,会让人迷失焦点▄▓。此时,必须要做好收敛的动作(从一堆可以做的行动中▓█▄■▄■▓▄■▄▄▓,找出关键行动■■■▓█▄■),并列入任务清单或下一步行动清单来管理。

          ▓█▓█▄■(3█■▄)管理好任务的下一步行动清单

            我们有了任务清单▄▓▓█▄■、并认真做好任务规划▄■▄███,就会产生了越来越多的下一步行动▓█▄■▄▓▓。这些下一步行动和知前所提由收件匣下一步来源不同▄▓,一个是推动任务的下一步行动▓▄▓▄▄■▓,一个是由杂事状况放入收件匣▄■▄■,经由加工组织而成的下一步行动。

            注意喔▄■▄,下一步行动清单中的下一步行动▄■▓,有两个来源▓█■■■▄■▄■,一个是任务▓█▄■,一个是收件匣▓▓。

            组成了下一步清单后▄■▄■,还是藉由场合的概念批次处理▓▓,节省我们许多的时间▄▓▄■▄■■■■▄▓。这样一个下一步清单█■▄▓█▄■▄■▓▄■▓,也要搭配行云流水的工具使用才能产生效益,有些人会采用一些任 务管理的软体如PC上面的mindmanager▄■▓、Bonsai等▓█▄■▓▄▓▄,或是苹果电脑上面的iGTD等█■▄▓█,像David Allen则只是待办事项中的一个分类▓▄▓▄,每周检视再新增下一步行动到待办事项其他场合分类。也有人利用万用手册的一页作为任务清单▓▓███▄▓,检视后▄■▓▓█▄■▓█▄■,加入新的下一步行动■■■,大家可以依照自己的工具使用方式■■■▓▓,采取合适的方法▄■▄。

          结语

            6月的时候,爸爸到员林来,除了来开会,也来看看孙子▓▓▓█▄■,吃过晚饭后▄▓,老爸提到想要理解一下我的时间管理系统▓▓。我们父子就拿着我时间管理研习会的讲义▓██■▄,我一步步的讲解给他听▄■▄■▓█▄■。

            听完了以后▓█,爸爸静了一下,我有点不好意思地说“其实这个东西也没有什么,大家都想得到■■■,不是很难”。

            没有想到爸爸说“这个东西其实大家都知道▄■▄▓█▓█,就是做不到”▓█▓█▄■▄■。接着他解释“人都会有惰性▓▄▓▄▓█▄■,所以知道的很多▓█▄■,但是能够彻底实践的人很少”▄▓▓█▄■。

            “ 这个东西其实大家都知道,就是做不到▄■▄。”这句话给了我很大的影响■■■█■▄,以前我一直以为时间管理是知难行易▄■▄■,没想到关键却在知易行难▄▓,这是因为时间管理需要一辈子持续才有用,难在“有恒”███。这也影响了我规划设计研习会的方向▄▓,从讲课为主,转变为讲故事▄▓███、试作演练、分组活动,让学员可以在课程中有更多时间时间持续来演练▄■▄■。不仅如此,我还和一群朋友设立了ITM社群▄■▄■■■,提供每日早起及每周检视等活动,让大家可以运用网路,持续的实践,因为我知道,只有长期实践,才能产生宏大的效果。

            今天我们提到的是“任务清单”,我们组织时的清单包含下一步清单▄■▄■▓▄▓▄、任务清单▓█▓█▓█▄■、行事历等■■■▄■▄■,任务清单是非常重要的一个清单,我们也会花上几篇文章好好的讨论▓█▄■,大家一起继续加油▄■▓。


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