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          依照场合分类

          来源::tywxty.com | 作者:tywxty.com | 本文已影响 人

          2007年9月22日▓█,下午三点,我正在高雄县议会的讲堂讲解依照场合分类、批次处理的重要▓█▄■。我问了一个问题:

            “如果有一个活动通知,需要打三十个电话███▓▓■■■,通知三十位朋友参加,需要耗时多少▄■▄■?”
            “两小时”、“一个半小时”、“三小时”答案此启彼落
            “30分钟▄▓!”高雄巨港青商的姻雅回答
            “为何你觉得30分钟就能打完”我请她详细解释一下
            “一开始打会比较慢▓▓▄■▄,打了几通后▄■▄▄■▄■,就会抓出要传递的核心讯息,写在纸上,每一个讲的时候都讲标准的话术▄▓,这样子越打就会越快”姻雅回答

            真是个好答案▓█▄■▄▓▄▓,需要常常打电话给别人的都知道▓▓,把数个电话集中在一起打可以节省大量的时间▓▄▓▄▓▓。将同样类型的事情一次处理▄▓,其实这就是以照场合分类▓▓、批次处理的概念▄▓,在加工及组织的阶段中■■■,是最三个最重要的概念之一▓▓(另外两个是下一步行动及任务█■▄,三者息息相关)▄■▓▓█▄■,”场合”两个字,也是这篇文章的主题▄▓。

            好友苹果核曾在文章“发掘属于你的inbox”中提到▓▓▄▓:

            “场合检视的能力是inbox进化成行动清单最重要的核心力量▓█▄▓,将inbox调整成依【场合】分类应该能够提升更多的效率”

            但是何谓场合呢▓▄▓▄?场合的英文是“context”███,英文翻译是“造成一个事件发生所需的环境”▓▓▓▓,例如▄■▓■■■:

            想打电话给张先生▄■▄■█■▄,所需的场合就是电话
            想要写email给Thomas▓▓,所需场合就是电脑

            场合的概念有点像web 2.0的“tag”概念,标上一些标签,借此分类。但是场合的数量过多,会让我们容易忘记该为行动贴上哪个场合▄■▄■▓▓,依我个人的工作习惯■■■,只用了以下五个场合来分类■■■,分别是自己动手做、当面沟通、电话、电脑▓▓、思考█■▄。

          ▄■▄■(1▄▓)自己动手作

            2008年5月18日的研讨会后▄■▄■▄■▄,在课堂中讲解时▓█,提到希望时间管理的高手们▓▓,尽量不要自己动手作■■■▄■▄,而要授权给他人▄■▄■。这样的讲法▄▓▓▄▓▄■■■,让许多朋友觉得很不舒服███(事情都给别人做▄■▓,自己省时间,这不是很自私的行为吗▓▄▓▄?)▄▓▓▄▓▄█■▄,也有些朋友没有这样的感觉▄■▓▄■▄■███,觉得和我一贯的思路没有不同▄■▓。一样的话▄■▄■,引请不同反应▄■▓,也让我在研习会后细细思索。后来才发现▓█▄■,我没有把“团队分工”的概念讲解清楚。

            时间管理问题▄▓,大多和其他人的互动有所关系███,如果能够建立团队▄■▓,并有很好的互信基础█■▄,整个团队就可以依照个人的专业及所有的自由时间分工▓▓。每一个参与的个人都有参与感███、这样子不用凡事都由主办人自己承担,并能造就一个很好的结果▓▓。

            以我5月18日时间管理的研习会为例▄▓▓█▄■▄▓,这场研习中涌泉的宏霖▄■▄■、老K是主办人▄■▄▄▓,小关▓████、昆虫则协助事前餐点███、报到等行政事宜(老K████■▄、长风█■▄、小秋▓█▄■、喵等等人也协助良多▄▓),我及老K则负责讲课的部份▓█▄■,形成团队▓█▄■███■■■,并有完善的分工▄▓,就能举办一个复杂的研习会▓█▄■▓。

            自己动手做的品质最好▓▓■■■(例如部落格文章写作我就无法授权,要自己写)▓█,也是没有团队支援时的最佳选择,但是有团队时,就要瞭解自己在团队中的角色▄■▓,善尽职责▄▓,这样就能成就复杂的任务▄■▓,贡献更大的价值▓█▓▓▄▓。

          ■■■███▓▄▓▄████■▄(2▄▓█■▄▄▓)当面沟通

            今年的4月26日为了举办一日的时间管理研习会,我也利用参加涌泉举办iRich版现金流活动的机会,介绍研习会活动███,并获得在场涌泉夥伴们的支持█■▄。这就是一种当面的沟通。为了和涌泉夥伴说明▄■▄███,我事前准备了一整页的笔记▄▓,思考如何表达自己的概念让大家瞭解▄■▄,并提出要请涌泉夥伴一起思考的问题▓▄▓▄▓▄▓▄(收费费用的讨论▓▄▓▄▄■▄▄▓)■■■。

            日本茶道师千利休提出“一期一会”的说法,“一期”▓▄▓▄■■■,表示人的一生███▄■▄;“一会”▄▓▄■▄■,意味着仅有一次相会▓█▓█。也就是说▄■▄,泡茶人与喝茶人▄■▄■■■■,要珍惜能够在一起喝茶的机缘,既然是人生中仅有一次的相会■■■,我们就必需付出人生中仅有一次的精神,来对待眼前这个茶会▓█▄■。这个概念让我对于当面沟通这件事情很重视▄■▄,人生无常,要珍惜碰面的机缘▄■▓。

          内人Clare很落实”当面沟通”这件事情,在每次和朋友的聚会和家庭活动中,她一定事前作足功课,不论是交通▄■▄▓█▄■■■■、天气▄▓▄■▄■▄▓、行程▓█▄■、到当地要做的事情,无不推敲拿捏▄▓,这一点让我收获良多▄▓。也让我养成和人讨论事项前,一定会做好准备███,才不会碰面开会却无法进入主题,作成结论。

          (3)电话

            我在七月份的电子报“黄金通讯录十招 打通人脉任督二脉”,提出了建立黄金通讯录的三个基本原则,建立单一资料库、名片资料数位化███▄■▓、把电脑和手机同步通讯录。这样的好处是▓█,让我们建立通讯录系统,可以快速找到自己要联络人的电话。

            以前面姻雅三十分钟打三十个电话为例▄■▄■▓█▄■▄▓,如果她的手边没有一本完整的通讯录(青商会会为所有会友制作通讯录■■■)▄■▄,她就无法行云流水的一路打电话下去▄■▄▄■▄,而必须花 费许多时间找寻电话号码,造成无谓的时间浪费█■▄,因此■■■■■■,如果自己平时就养成建立完整通讯录的习惯,也可以让我们大幅节省时间▄▓。

            除此之外▓▄▓▄,每通电话前,事先想好要沟通的重点也很重要▄▓,不但可以节省通话时间█■▄▓▓,更能让双方迅速进入事情的沟通▄▓,品质也能更好。

          ▓▓(4)电脑

            电脑上面的场合我觉得要分成两大类▓▄▓▄,一个是单机做事的状况(规划任务、写文章等)▄▓███,一个是用电脑沟通的状况▓█▄■▄■▄■█■▄(email▄▓、skype等▄■▄■)。不论哪一个状况,都需要纯熟的打字能力█■▄▓█▄■,如果您的打字速度太慢▓▄▓▄,一定要想办法把自己中文打字的速度练起来▓▄▓▄■■■。

          a. 运用电脑软体做事

            我会使用google文件写文章█■▄、keynote制作简报▓████、运用行事历、通讯录等软体,让我做事时更加流畅▓▄▓▄▓▄▓▄。我觉得现代人要学习一些电脑软体来增加自己的工作效率■■■,可以让自己工作能力大增。我建议投影片的制作▄▓、用电脑绘制心智图▓▄▓▄███、简单的图片加工都是要学的。

          b 运用电脑来沟通

            网路,就是通往别人面前电脑视窗的那一条路▄■▄,如果您使用电脑▄■▄■,却没有善用电脑的沟通功能▓█▓▓,那可真的太可惜了▄▓█■▄。除了最普遍的 emails▄▓,skype也是非常棒的沟通工具▄▓。除此之外,可以利用网路论坛▄■▓、部落格、SNS来提高自己的数位能见度▓█▄■■■■▄■▄■,做好数位行销的工作▄■▄。可以把网路上朋友当成虚拟智囊团,不论是各种自己感兴趣议题(电脑███▄■▄、生活、时间管理▄▓█■▄、阅读、理财等等),都有人可以请教讨论█■▄,学习起来也更加迅速▄■▓。

            我常常觉得▄▓▄▓,电脑不会落伍███▓▄▓▄▓█,但使用电脑的我们会落伍▄■▄■。学好电脑及各种网路的应用▄■▄■▄■▄,等于是增强我们的数位能力,让我们的影响力藉由软体及网路更加扩大▓█▄■。

          (5▓█)思考

            大部分时间管理的思考,属于直线型,想好下一步行动即可▓█▄■(约占80%)▄■▄■,少部份的思考比较复杂,需要心智图或规划工具的配合▄■▓▓█,才能想得完整▄■▄■(约占20%)▓▓,有一些极重要的问题▄▓▓█▄■▄■▓▓█,则需要深度思考▓▓▄■▓(约占1%)■■■▓▓,需要阅历及长期的练习███,才能德倒好的答案。

            因此在加工的阶段▓█,有些问题不是一下子就想得出合适的下一步行动▓█,这时候这些事情,就可以归类到”思考”这个场合▄▓,利用时间,再做深入的分析及思索。例如我要规划出国自助旅行的行程▄■▓▓▓█■▄,因为牵扯的因素很多■■■(预算▄■▄、天数▄▓、假期█■▄、行程等█■▄▓▄▓▄)▓▄▓▄,就需要用特定的时间思考规划比较合适。

            我常常觉得时间管理▄■▄■,其实是某一种系统思考▓█▄■,运用一些方法▓▓,让自己思考的品质变好■■■,最终让我们做事的品质提升▓█。
           
          结语

            一旦我们决定要做哪一件事情候▓▄▓▄,要有方法将这些事情执行好■■■。而依照场合分类▓▄▓▄,事实上是一种将事情系统化执行的思考▄■▓,让我们这些思考过的行动方式▄▓▓█,创造更好的身▄■▄(自己动手▓█▄▓)▄■▓、语(沟通▓█▄■)▓▄▓▄■■■、意(思考)结果。


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